Google 바로가기로 간단하게 드라이브 변경 사용하기

최근에 Google 드라이브에 새로운 표시가 나타났습니다.

Google 바로가기로 간단하게 변경 사용하기

바로가기는 PC에서도 사용하는 단축키(Shortcut)와 개념과 사용이 동일합니다. PC에서 단축키를 사용하는 경우는1) 특정 폴더의 프로그램을 실행하거나, 2) 특정위치의 문서나 파일을 이용할 때 사용합니다. 원본콘텐츠가 있고, 단축키는 단순히 경로만을 포함하고 있어서 원본 문서에는 영향을 미치지 않고, 탐색적인 이용을 쉽게 하는 장점을 가지고 있습니다.

예전에는 동일하게 사용하는 문서나 파일은 공통파일폴더 등에 저장해서 이용하면서 어떻게든 하드 용량을 절약하려고 노력했지만, 최근에는 컴퓨터의 저장용량이 폭발적으로 증가하면서 반복해서 저장해서 사용합니다. 아무리 저장해도 1TB 하드 용량은 언제나 넉넉한 인심으로 사용자를 받아줍니다. 하지만, 이렇게 사용하는 방식에는 Trade-off 가 있습니다. 바로 중복파일로 인한 관리의 어려움입니다.

개인적으로 사용할 때에도 문제가 있지만, 많은 사람들이 함께 사용하는 회사 EDMS((Electronic Document Management System) 시스템이나 문서중앙화 같은 경우에는 중복된 파일로 인하여 잘못된 정보가 사용될 수 있고, 다양한 불일치 문제가 발생할 수 있어, 비지니스에 오류를 발생할 수 있는 문제가 있습니다. 예를 들어서 업무를 하는데 과거 버전의 규정을 참고하거나, 변경전 사업자등록증을 제출하고, 수정되지 않은 사업목표나 결산자료를 이용한다면 큰 손실이 발생할 수도 있습니다.

Google에서 제공하는 클라우드 저장소는 고객의 데이터를 안전하게 보관하기 위하여 백업을 별도로 관리합니다. 10G 데이터를 업로드 한다면 Google에서는 10G가 아닌 20G 또는 30G 이상의 스토리지를 사용한다는 의미이고, 많은 콘텐츠 저장을 통하여 증가폭은 상상 이상으로 스토리지 관리에 비용이 소모되고 있습니다. 그래서, 작년부터 스토리지 유료화, 비사용 계정의 삭제, 교육기관 스토리지 100TB 등의 조치로 스토리지를 관리하고 있고, 사용자 입장에서는 과거와 같은 무제한 용량 저장의 혜택은 줄어들고 있습니다.

안내된 Google 홈페이지의 내용을 중심으로 세부적인 내용을 설명하겠습니다.

Google 드라이브 바로가기 변경내용

▶ 이 절차는 한 위치에 있는 파일 및 폴더를 제외하고 현재 여러 위치에 있는 파일 및 폴더를 전부 대체합니다. 파일 및 폴더는 바로가기로 대체됩니다.

동일한 파일이나 콘텐츠가 여러 위치에 있다면 자동적으로 하나의 파일만 두고 나머지 파일은 바로가기로 대체가 됩니다. 또한, 폴더도 대체가 됩니다. 대체가 된다면 Google 드라이브에서 알림이 표시됩니다. 대체된 파일, 폴더를 찾는 방법은 검색창에서 다음과 같이 사용할 수 있습니다.

is:replaced

▶ 대체 여부는 원본 파일 및 폴더 소유권에 따라 결정되며 가능한 한 공동작업에 차질이 없도록 다른 모든 폴더의 액세스 및 활동도 고려됩니다.

대체시 Google 드라이브에서는 원본파일 및 폴더 소유권 관계 및 공동작업자가 지정되었을 것도 고려됩니다. 예를 들어서 특정위치에 저장된 ‘최종보고서.docs’가 홍길동과 수정권한으로 공유가 되었을 경우에는 원본파일만 남겨지면서 해당 원본파일에는 홍길동의 수정권한도 생성이 됩니다. 단, 수정이 되어서 원본파일과 내용이 변경이 되었을 경우에는 다른 파일로 인식이 되어 현재의 파일에만 권한이 유지될 것입니다.

▶ 대체 시점에 공유 설정, 파일 및 폴더 소유권은 변경되지 않습니다.

대체될 경우에 기존 공유설정과 소유권은 변경되지 않습니다. 소유권이 변경되거나 공유 권한이 변경된다면 기업이나 개인에게 큰 영향이 있을 것입니다.

▶ 백업 및 동기화를 사용하는 경우 데스크톱용 Drive로 이전한 후에만 대체 절차가 시작됩니다.

기존 백업 및 동기화를 이용한 경우에 데스크톱용 Drive로 이용한 경우에만 시작된 다는 의미는 테스트가 필요해보입니다. 의미적으로는 로컬 PC의 백업폴더에 있는 파일에는 영향이 없다 정도로 이해를 하면 될 거 같네요.(개인의견) 또한, 미러링하는 사용자는 별도의 테스트를 해보시기 권고드립니다. 특별한 목적이 아니라면 백업형태로 사용하는 대신에 데스크톱용 드라이브를 직접 사용하여 Cloud에 저장하면서 사용하는 것을 추천드립니다. CAD 등 복잡하고 큰 파일 사용시에도 문제가 없습니다.

▶ 자동으로 대체되므로 사용자 또는 Workspace 관리자가 별도로 조치를 취하지 않아도 됩니다. 대체를 거부할 수는 없습니다.

회사나 학교에서 사용시에 도메인 관리자는 별도의 조치가 필요없으며, 개인은 싫다고 거부할 수 없습니다. 혹시나 문제가 걱정이 되는 분은 백업해서 특정장소에 보관을 추천드립니다.

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