데스크톱용 구글 드라이브를 이용한 백업 방법
이 세상에는 두 부류의 사람이 존재합니다. 내 PC 안에 파일을 보관하는 사람과 클라우드에 보관하는 사람입니다. 오늘 소개해드릴 내용은 내 PC에 보관하는 척하면서 클라우드에 안전하게 보관하는 방법입니다. 탐색기에서 바로 사용하기에 사용성도 좋고 랜섬웨어 등 다양한 위협에도 안전해서 2022년에는 꼭 사용하시길 바랍니다.
1. EFSS(Enterprise File Sync and Sharing)
EFSS 제품군이면 뭔지 모르겠지만, 한때 유명했던 DropBox나 원드라이브, 네이버 드라이브면 친숙합니다. DropBox 처음 사용할 때 자동으로 여기저기 동기화되는 모습을 보고 신세계를 경험했었죠. 그만큼 다른 사람과 파일을 공유하는 것은 쉽지 않았던 시절에 DropBox는 협업의 새로운 경험을 느낄 수 있는 서비스였습니다. EFSS 제품군은 다른 사람 또는 나와의 협업을 위하여 많은 파일을 동기화, 백업하기 위해서 사용하는 서비스입니다. 물론 동기화 개념에 친숙하지 못해서 가끔은 여러가지 사고(?)가 있었습니다.
2. Google Workspace
구글에서는 작년에 기존 G Suite의 이름을 Google Workspace로 변경을 했습니다. 다 갖춰진 솔루션이라는 개념에서 온라인, 오프라인 상관없이 작업할 수 있다는 의미로 Workspace로 리브랜딩을 했습니다. 코로나19로 원격근무가 많아지면서 새로운 ‘작업공간’ 개념으로 변경했습니다. 요즘에 업데이트 되는 내용은 이렇게 오프라인과 온라인을 모두 사용할 수 있는 형태로 기능이 업데이트 되고 있습니다.
그리고 기존 개인 사용자(id@gmail.com)도 Google Workspace 안에 포함하면서 전체적인 통합 브랜드로 변경을 했습니다. 기업용 Google Workspace와 개인용 Google Workspace는 동일한 환경에서 사용할 수 있습니다. 물론 기능의 차이는 있습니다.
과거에는 오늘 소개해 드리는 데스크톱용 구글 드라이브의 스트림 기능을 기업 사용자에게만 제한적으로 제공을 했지만, Google Workspace로 통합되면서 개인 사용자도 사용할 수 있게되었습니다. drive.google.com 에 접속해서 상당의 설정에 다운로드 링크가 있습니다.
3. 스트리밍
한 때는 MP4 파일을 공유하면서 영화를 보고 미드를 보았지만 이제는 대부분 넷플릭스에서 스트림 방식으로 시청합니다. 가정에서 대부분 고속의 통신망을 이용하니 고화질의 영상도 끊김없이 볼 수 있고, 별도의 저장공간도 필요하지 않습니다. 스트리밍으로 본 다는 것은 다양한 장점이 있지만, 그 중에서 멀티 디바이스에서 이용할 수 있는 장점이 좋습니다. 집에서 영화를 보다가 이동을 하게되면 스마트폰이나 패드에서 이어서 시청할 수 있고, 봤던 부분을 기억해서 다음 날에도 계속 시청할 수 있습니다.
배급사에도 유출의 위험이 작은 스트리밍으로 영화나 드라마를 제공하고 있습니다. 그렇다면 스트리밍 방식은 동영상에만 적용이 될까요? 우리가 사용하는 콘텐츠와 파일도 넷플릭스처럼 클라우드에 저장해 놓고 내가 필요한 리스트와 파일만 사용하는 디바이스에서 사용하면 어떨까요? 안전하게 클라우드에 보관되기 때문에 분실이나 훼손의 문제가 없고 클라우드 계정으로 이용하기 때문에 다른 사람이 엿볼 수 없고, 사용하는 디바이스에 남지 않기 때문에 보안적으로도 안전합니다. 네트워크 속도가 안 좋을 때는 불가능 했지만, 우리나라처럼 빠른 네트워크를 사용할 수 있는 나라라면 클라우드 사용도 문제가 없습니다.
4. 백업 앤 씽크(동기화)
기존에 개인계정에서 제공하던 백업앤씽크는 구글 포토의 사진기능 백업과 함께 구글 드라이브의 파일을 동기화할 수 있는 기능이 섞여 있었습니다. 보통 백업과 동기화는 일방향 또는 쌍방향으로 구분을 합니다. 예를 들어서 사진을 담은 USB를 인식하고 구글 포토로 백업하는 기능과 작업폴더의 내용을 여러대의 PC에 동기화하는 내용은 구분이 됩니다.
데스크톱용 구글 드라이브를 이용한 백업 방법
하지만, 특히나 동기화의 경우에는 동시에 작업이 진행되면 동기화의 기준이 달라지기 때문에 동기화 오류가 나타날 수 있습니다. 또한, 외부의 통신환경 등의 영향으로 원하는 프로세스로 동기화가 진행되지 않을 수도 있습니다.
5. 백업과 스트리밍, 미러링
기업 사용자는 스트리밍 방식을 사용하면서 백업 기능을 함께 사용할 수 있도록 백업 앤 씽크가 ‘데스크톱용 드라이브(Drive for Desktop)’으로 변경되었고, 동기화라는 용어대신에 미러링이라고 부르기 시작했습니다. 기존에 복잡하던 사용환경도 간단하게 백업과 스트리밍으로 구분하고 그래도 불안한 사용자를 위하여 클라우드 미러링 기능을 추가한 것입니다.
데스크톱용 드라이브는 3가지 특징을 가지고 있습니다.
1. 파일을 모두 클라우드에 안전하게 저장하며, 파일과 사진을 동시에 백업할 수 있습니다. 각각 구글 드라이브와 구글 포토에 저장
2. 탐색기에서 구글 드라이브 파일을 스트림 또는 미러링으로 쉽게 이용
3. 계정 전환이 용이해짐
스트리밍을 사용할 때도 클라우드 파일을 내 로컬 PC에 미러링해서 동기화할 수 있는 기능을 제공합니다. 물론 미러링하기 위해서는 내 PC에 충분한 공간이 있어야 가능합니다. 예를 들어 1TB의 클라우드 공간을 미러링하기 위해서는 내 PC에서도 1TB 이상이 존재해야 합니다.
6.케이스별 사용전략
과거백업 앤 씽크보다는 간단해 졌지만 그래도 많은 기능때문에 복잡합니다. 데스크톱용 드라이브를 회사에서 또는 개인적으로 사용할 때에는 반드시 테스트를 해서 기능을 이해하고 사용해야 합니다. 백업, 동기화 개념을 개인이나 회사에서 이해하는 것과 구글에서 제공하는 기능의 개념 차이가 있을 수 있겠죠. 그래서 사용할 시나리오를 작성해서 하나하나 테스트 후에 사용해야 하고, 새로운 기능이나 환경에서 사용을 추가할 경우에도 다시 테스트해서 자신이 생각하는 방식으로 동작하는지 확인 후 사용해야 합니다. 기업에서 사용시에는 사용자들이 사용 정책서를 작성해서 사용해야 다양한 문제를 예방할 수 있습니다.
가. 개인이 작업용으로 사용시
개인이 사용하는 경우는 스트리밍 방식을 사용하고 백업 및 동기화는 가급적 수동으로 제한적으로만 사용합니다. 클라우드로 파일을 이전했다면 더 이상 백업을 하지말고, 탐색기 또는 구글 드라이브 웹, 앱에서 사용을 해야 합니다. 구글 문서 사용시에는 크롬 브라우저에서만 사용하는 것이 생산성에 도움이 되고, 비구글 문서(HWP, 캐드, MS 오피스 문서 등) 사용시에는 탐색기에서 직접 클릭해서 사용하는 것이 좋습니다.
나. 내/외부 동료와 협업시
내부 직원들과 협업시에는 도메인용 구글 Workspace의 경우에는 공유 드라이브나 공유 폴더를 이용하여 스트림 방식으로 이용합니다. 공유 폴더의 경우에는 탐색기에서 즐겨찾기에 고정하면 쉽게 접근하고 이용할 수 있습니다. 공유 드라이브(Business Standard 이상)를 사용한다면 더욱 쉽게 이용할 수 있습니다. 구글 문서는 함께 작업이 가능하고, 오피스 문서나 HWP은 작업시 다른 작업자가 액세스 할 수 없도록 제어가 됩니다.
다. 자동 생성 데이터
자동으로 생성되는 데이터나 자료의 경우에는 백업기능을 이용하여 클라우드에 자동으로 저장할 수 있도록 폴더를 추가합니다.추가된 폴더는 브라우저에서 구글 드라이브로 접속해서 확인할 수 있습니다. drive.google.com
7. 결론
여러가지 EFSS를 사용하지만 데스크톱용 드라이브는 속도적인 측면이나 부가적인 기능(개정 히스토리, 권한 등) 측면에서 만족합니다. 이제 노트북을 분실하더라도 자료의 손실은 전혀 없고 단지 기계 값만 아까울 뿐…. 예전에 데이터 백업한다고 외장하드를 2개씩 구입해서 나름대로 백업 프로세스를 만들고 아이들 사진부터 나의 소중한 자료들을 보관하던 때가 생각이 나네요. 중간중간에 불안감으로 CD도 굽고 말이죠. 하지만 클라우드를 사용하면서 우리 아이들의 아기 때 사진은 구글 포토에 안전하게 보관되어 있고, 모든 자료는 구글 드라이브에 저장이 되어 있어, 언제든지 이용할 수 있습니다. 한가지 고민이 해결된거 같은 느낌입니다.
개인생활이나 회사에서 생각해보면 기존의 고정적인 생각으로 좋은 서비스나 환경이 있어도 전환되지 못하는 것들이 많습니다. 대표적으로 사진은 내 손안에서 보관해야지 하다가 아기들 사진 다 날린 사람이 꽤 있는 것을 보고 놀라네요.또한, NAS에 안전하게 보관하다가 랜섬웨어가 한번 휩쓸고 지나간 회사들도 많고요. 이런 고정관념을 버리고 새로운 서비스에 내 자신을 잘 맞춰서 사용하는 것이 중요한 시대가 된 거 같습니다.
링크된 YouTube 영상(구글 백업 앤 동기화의 새로운 버전 – 데스크톱용 구글 드라이브 )도 참고해보세요. 이상 디지털 변화관리 전문가 조코디였습니다.
