Google 드라이브에서 파일을 공유하는 2가지 방법

Google의 대표적인 클라우드 저장소인 Google 드라이브는 저장공간이 클라우드이기 때문에 기존에 로컬 저장공간을 이용하는 것과 다른 새로운 공유방법을 사용합니다.

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Google 드라이브에서 파일을 공유하는 2가지 방법

Google 드라이브는 대표적인 클라우드 저장소입니다. 기존에 내 컴퓨터 C 드라이브에 저장하고 이메일, USB 등을 이용하여 다른 사람들과 공유하는 방법과는 다른 새로운 방법을 사용해야 합니다. 모든 자료는 내 로컬 저장공간이 아닌 클라우드에 저장되기 때문에 클라우드 콘텐츠 특성을 이용하여 공유하고 사용해야 합니다.

거대한 클라우드 저장공간에 저장되는 클라우드 콘텐츠는 콘텐츠를 업로드한 소유자가 클라우드 아이디로 소유권을 갖습니다. 또한, 다른 사람에게 전달할 때에는 상대방의 클라우드 아이디에 수정, 댓글, 보기 권한을 부여하여 공유할 수 있습니다. 클라우드 콘텐츠의 특성을 잘 이해하고 구글 드라이브를 사용해야 합니다.

사용자에게 직접 공유

가장 쉬운 방법은 상대방의 클라우드 아이디(ID)에 필요한 수정, 댓글, 보기 권한을 전달합니다. 예를 들어서 상대방의 클라우드 ID, 즉 gmail id가 abc@gmail.com 이라고 할 경우에 직접 입력하는 방식입니다. 내 주소록에 상대방의 gmail id가 등록이 되어 있다면 간단하게 상대방의 이름을 입력하여 지정할 수 있습니다.

사용자를 직접 지정하여 공유시에는 Google 문서나 Google 드라이브의 공유 대화상자에서 상대방의 클라우드 Id를 입력합니다. 여러 사용자가 그룹으로 되어 있는 그룹스를 이용하며 많은 사람을 한번에 공유할 수 있습니다. 사용자를 추가한 이후에는 권한을 선택합니다. 권한에는 편집자, 댓글 작성자, 뷰어 권한이 있습니다. 또한, 특정 일자까지만 공유를 원할 경우에는 만료추가 메뉴에서 날짜와 시간을 선택할 수 있습니다.

• 뷰어: 파일에 액세스할 수 있지만 파일을 변경하거나 다른 사용자와 공유할 수 없습니다.
• 댓글 작성자: 댓글을 쓰거나 제안사항을 올릴 수 있지만 파일을 변경하거나 다른 사용자와 공유할 수 없습니다.
• 편집자: 파일을 변경하고 제안을 수락하거나 거부할 수 있으며 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.

일반 액세스

일반 액세스가 특정인을 선택하여 공유하는 방식이라면 일반 액세스는 다수의 사용자에게 공유하는 방식입니다. 보통 게시판, SNS 또는 웹에 공유하여 사용할 수 있습니다. 일반 액세스는 링크를 공유하고 해당 링크를 사용자가 클릭하면 권한에 따라 수정, 댓글, 조회 권한으로 콘텐츠를 이용할 수 있습니다. 권한은 변경이 가능하고 주어진 권한을 제거할 수 있습니다. 도메인 사용자(회사, 학교)의 경우에는 공유범위를 내부 사용자로 한정할 수 있어, 중요 자료의 유출 방지에 도움이 됩니다.

새로운 문서 작성 방법

기존 문서를 작성할 때는 내 로컬 저장소에 설치형 프로그램을 이용해서 작성하기 때문에 먼저 작성하고 공유나 배포를 했습니다. 하지만, 클라우드 저장소를 이용하여 문서를 클라우드 서비스로 작성시에는 배포, 공유 등의 문제도 함께 고민하여 문서 작성을 시작해야 합니다. 즉, 누구와 함께 협업하여 작성하고 어디에 배포할지를 먼저 선택해야 합니다. 대상에 따라서 내 드라이브 또는 공유폴더 그리고 공유드라이브 등 선택적으로 이용할 수 있습니다.

새로운 도구를 사용하기 위해서는 기존의 방식이 아닌 새로운 디지털 방식을 업무에 적용해야 하고, 회사나 학교의 경우에는 구성원 모두가 함께 사용정책을 만들고 사용해야 합니다.