구글 캘린더 사용법 이벤트 일정에 상대방 초대하는 4가지 방법

구글 워크스페이스 캘린더에서 상대방을 초대하며 일정을 협업해사 사용해야 합니다. 함께 일정을 쉽게 조율하고 화상회의를 쉽게 진행할 수 있습니다.

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이벤트 일정에 상대방 초대하는 4가지 방법

구글 캘린더는 네이버나 삼성 캘린더처럼 개인 일정을 관리할 수 있습니다. 그리고 다른 서비스와 차별점으로 구글 캘린더의 가장 중요한 기능인 협업기능이 가능합니다.

일정관리에 협업이 필요할 까 생각할 수 있지만 친구들 몇명과 만나는 일정을 정하는 것도 시간이 많이 걸리고 불편합니다. 이런 예약과정을 회사에서 하루에 여러번 해야 한다고 생각하면 근무시간에서 많은 차지를 할 것입니다.

그러기 때문에 일정을 협업하기 위해서는 일하는 방식을 바꿔야 효율적입니다. 기존의 방식으로 새로둔 디지털 도구를 사용한다면 생각보다 효율이 낮습니다.

구글 캘린더에서 상대방을 초대할 때 기본적인 방법과 함께 새로운 방법들을 함께 소개하여 업무에 따라서 효율적으로 사용할 수 있습니다.

구글 캘린더에서 이벤트를 만들고 상대방 초대하기

구글 캘린더에서 이벤트를 만들고 상대를 초대하는 프로세스에서는 이벤트 기획 후에 자료와 장소, 시간을 결정하고 참석할 상대방을 초대(Invite)해서 회의를 준비합니다.

구글 캘린더는 calendar.google.com으로 접속합니다. 스마트폰이나 패드에서는 앱을 설치하여 사용합니다. 사용하려는 계정으로 로그인하고 필요한 캘린더를 생성합니다. 좌측 상단의 만들기에서 ‘이벤트’를 선택하여 새로운 이벤트를 작성합니다.

이벤트 참에서 회의에 초대하고 싶은 사용자를 추가합니다. 같은 회사에서 사용하는 도메인이라면 이름만을 입력하여 쉽게 검색할 수 있습니다. 사용자가 많을 경우에는 그룹스로 이용하면 편리합니다.

이렇게 추가하고 상대방의 참석여부를 바로 확인할 수 있습니다. 물론, 상대방이 초대를 받고 참석여부를 알려줘야 합니다.

가장 기본적인 캘린더 이벤트 초대방법입니다. 가장 많이 사용하고 상대방도 쉽게 이해할 수 있습니다.

캘린더를 공유하고 일정관리

초대하는 상대방이 같은 경우에는 매번 이벤트를 만들고 상대방을 초대하는 방법보다는 캘린더를 공유하여 할께 등록하는 방법이 편리합니다. 구글 캘린더에서는 추가적인 캘린더를 여러개 만들어 사용합니다. 캘린더를 하나만 사용하는 경우가 대부분이지만 업무에 따라서 캘린더를 여러개 사용하면 관리하기가 쉽게 공유 및 협업하기에도 쉽습니다. 내가 소유한 캘린더는 한꺼번에 볼 수 있기 때문에 사용에도 문제가 없습니다.

캘린더는 간단하게 만들 수 있습니다. 좌측 하단에 다른 캘린더에서 ‘+’를 눌러서 새로운 캘린더를 만들 수 있습니다.

캘린더 생성 세팅에서 캘린더를 함께 사용할 상대방을 추가합니다. 상대방을 추가할 때는 필요한 권한을 정합니다.

이렇게 추가를 하면 상대방에게 이메일 알림이 전송되고 상대방이 추가를 하면 상대방의 구글 캘린더에 새로 만든 캘린더가 표시됩니다. 권한에 따라서 상대방이 새로운 이벤트를 추가할 수 있습니다. 웹이나 앱에서 모두 사용할 수 있습니다.

채팅, 스페이스에서 멤버들과 이벤트 만들기

캘린더에서 새로운 이벤트를 만들 수 있지만, 최근에 많이 사용하는 구글 채팅과 구글 스페이스에서도 쉽게 일정을 만들 수 있습니다. 업무 중심이 채팅이라면 굳이 캘린더로 이동하지 않아도 되고 채팅방에 있는 사람들과 일정을 만들기 때문에 사용자 추가를 하지 않아도 되기 때문에 간편합니다.

구글에서는 과거에 Hangout(행아웃)이라는 채팅과 화상미팅 서비스를 제공했지만, 오래된 서비스라 이를 구글 챗과 구글 미트로 서비스를 분할하고 다양한 서비스를 제공하고 있습니다. 최근에는 Slack 처럼 사용할 수 있도록 구글 chat에 스페이스 기능도 추가했습니다. 네이버 밴드처럼 사용할 수 있기 때문에 다양한 소통이 가능합니다.

채팅을 사용할 때 가장 불편한 것은 쓰레드 관리가 안된다는 것입니다. 사람이 많아지고 대화가 복잡해지만 내가 지금 하는 대화가 어떤 대화목록에 관련된 것인지 파악하기 어렵습니다. 대표적으로 카톡을 팀 업무에 사용하면 복잡성으로 오히려 대화에 방해가 됩니다. 구글 스페이스에서는 쓰레드 기능을 제공하여 마치 네이버 밴드처럼 사용할 수 있습니다. 사용하는 것은 구글 채팅과 함께 사용할 수 있습니다. chat.google.com

구글 채팅이나 스페이스에서 방에 있는 상대방과 쉽게 캘린더 이벤트를 만들 수 있습니다.

이벤트를 만들고 상세 시간을 정하면 채팅방이나 스페이스 구성원들과 함께 참석하는 이벤트를 쉽게 만들 수 있습니다.

Gmail에서 회의시간설정하기

마지막으로 최근에 Gmail에서 업데이트된 회의시간 설정기능입니다. 이 기능은 이메일을 중심으로 업무를 하는 경우에 사용하면 효율적입니다. 즉, gmail에서 캘린더로 이동하여 예약하지 않아도 이메일 수신자를 자동으로 초대한 이벤트를 쉽게 만들 수 있습니다. Gmail에서 새로운 이메일을 작성하면서 하단에 회의시간설정 버튼을 클릭하여 이벤트를 만들 수 있습니다.

또한, 상대방에게 연락 가능한 시간대를 알려주고 상대방이 시간을 결정하게 할 수 있습니다. 외부인처럼 일정 확인이 안되는 경우에는 내가 가능한 시간을 알려주고 반대로 선택하게 하면 빠르게 이벤트를 예약할 수 있습니다.

구글 서비스를 비롯하여 디지털 클라우드 서비스는 업무를 하는 여러가지 방법이 존재합니다. 나는 잘 사용한다고 새로운 기능을 바로 사용하는 것보다 상대방과 함께 이해하고 사용해야 효율적으로 사용할 수 있습니다.

궁금한 내용은 edu@cloudcody.com 으로 알려주세요