구글 워크스페이스 변화관리 도입시 단계별 협업목표

대표적인 디지털 협업 서비스인 Google Workspace를 사용은 비용만 지불하면 바로 사용할 수 있는 구독 방식이라 도입은 간단하지만, 구성원 모두가 잘 사용하는 것은 생각보다 어렵습니다. 디지털 서비스 도입을 위한 체계적인 변화관리 방법을 확인하고 윌 회사에 맞는 접근 방법을 찾아보세요.

▶ Google Workspace 소개 : https://goo.gl/zYzjqe
▶ 구글 워크스페이스 기본소개(CSC-M01) 업데이트

구글 워크스페이스 변화관리 도입시 단계별 협업목표

디지털 전환(Digital Transformation)이 AI와 함께 일해야 하는 시대에 필수 조건입니다. 과거의 업무 도구를 사용하면서 클라우드에서 사용하는 AI를 사용할 수는 없습니다. 그러기 때문에 Google Workspace와 같은 디지털 클라우드 서비스를 사용해야 합니다.

하지만, Google Workspace는 가입 후 매달 또는 매년 구독형으로 사용하는 방식이라 사용이 편리하기 때문에 쉽게 도입할 수 있습니다. 구독료를 지불하고 계정을 생성하면 바로 업무에 사용할 수 있습니다.

그러기 때문에 과거에 온프레미스에서 사용하던 방식보다 접근성이 좋아졌지만, 반대로 사용환경이 다르기 때문에 기존 방식으로 사용하면 효과가 떠러집니다.

우리나라에서도 중소기업을 포함하여 대기업에서도 Google Workspace를 도입하는 회사가 증가하고 있지만, 체계적인 도입과 관리가 되지 않고, 변화관리 프로그램 없이 사용하기 때문에 효과도 떨어집니다. 전체 기능에서 20%도 제대로 사용하기 어려운 거 같습니다.

회사에서 Google Workspace를 도입할때 평가 지표를 개발하여 단계별로 목표를 가지고 접근하는 것이 좋습니다.

단계별 협업목표 만들기

변화관리를 설명할 때 가장 쉽게 이해할 수 있는 방법은 헬스클럽에서 운동하는 것과 비유합니다. 년초가 되면 모두 큰 희망을 가지로 1년 회원가입을 하지만, 대부분이 얼마가지 못해서 헬스클럽을 가지 않습니다. 운동하는 방법과 나의 생활과 접목하는 고민없이 목표마 세웠기 때문입니다. 그래서 요즘에 대형 헬스장에 가면 PT 3회에 얼마 이런 광고를 볼 수 있습니다.

과거에는 헬스장 아저씨나 관장한테 운동을 배웠다면 요즘에는 전문 트레이너들에게 운동방법을 교육받고 있습니다.

초보자들이 처음 운동을 할 때에 무거운 중량이나 복합적인 운동대신에 기본 코어운동이나 간단한 중량으로 시작하여 기간이 늘고 근육이 많아지면 더 다양한 운동을 할 수 있도록 안내합니다. 디지털 변화관리도 이렇게 모두가 쉽게 사용하는 방법부터 시작해서 업무의 효율을 높일 수 있는 방법을 체계적으로 설명합니다.

단계별로 접근을 할 때 5단계로 구분해서 달, 주 단위로 계획을 세웁니다.

가장 중요한 것은 특정 부서, 특정인만 하면 안되고 회사 대표에서부터 모든 직원이 함께 사용해야 합니다. 업무가 연결된 협력업체가 있다면 업체도 함께 변화관리를 하는 것을 추천드립니다.

• 1단계(Google Workspace 도입) : 도입시에는 협업이나 생산성 향상 보다 표준화에 집중합니다. MS 오피스 도구나 아래아한글 대신에 회사 표준 문서도구로 Google 문서도구를 선택합니다.
• 2단계(콘텐츠 재사용) : 회사의 다양한 콘텐츠 문서를 재사용할 수 있도록 하나의 원본은 한군데에만 위치 관리하고 나머지는 모두 링크를 이용해서 사용합니다.
• 3단계(협업문화 도입) : 기존에 혼자서 문서를 작성하고 완성된 파일을 이메일이나 USB로 전달했다면, 일하는 과정에서의 협업 문화를 도입합니다. 일하는 방식을 변화해야 합닏.
• 4단계(협업역량 강화) : Google에서는 다양한 협업방법을 도입하면서 Smart Canvas 기능을 도입했습니다. 문서라고 생각하지 말고 함께 일하는 Workplace라는 개념으로 협업해야 합니다.
• 5단계(AI 협업) : 1~4단계가 성공적이라면 이제는 AI와 협업을 시도해봅니다. 이 과정 없이 바로 AI와 협업을 한다면 사상누각이 되고 전사 업무 생산성에 도움이 되지 않습니다.

단계별 평가지표 개발

잘 도입이 되었는지 증명하기 위해서는 평가지표를 만들어야 합니다. 각 단계에서 효과적인 지표를 회사에서 개발해서 함께 사용하고 결과는 대쉬보드 등으로 실시간 공개를 하면서 직원들을 독려해야 합니다. 잘하는 직원에게는 포상을 못하는 직원은 원인을 분석하여 지원해야 합니다. 모두가 사용하는 것이 중요하기 때문에 직위, 부서에 상관없이 모두가 사용해야 합니다.

궁금한 점은 edu@cloudcody.com 으로 알려주세요. 아래 동영상을 시청해보세요