기업에서 구글 워크스페이스 도입시 준비내용과 가입방법

기업에서 구글 워크스페이스 도입시 준비내용과 가입방법

대표적인 협업도구인 구글 워크스페이스를 기업, 회사, 조직에서 간편하게 가입해서 사용할 수 있습니다. 보통 id@gmail.com 개인계정을 많이 사용하지만 도메인을 이용한 구글 워크스페이스는 다양한 장점이 있습니다.

무료 개인 계정과 비교해서 구글 워크스페이스 도메인 계정 이용시 장점

많은 경우에 회사 업무나 단체 소통에 gmail.com 인 개인계정을 사용하는 경우가 있는데, 여러가지 문제점과 단점이 있어 도메인 버전을 추천합니다.

무료 개인계정과 유료 워크스페이스 계정을 간단하게 비교하면 다음과 같습니다.

1. 원하는 도메인 사용(별칭 사용)
   – 도메인을 구입해서 사용하기 때문에 회사, 조직, 단체의 소속을 확인
2. 다양한 추가 기능 이용
   – 유료 워크스페이스 계정에는 다양한 추가 기능 이용
3. 협업에 적합한 환경
   – 협업시 도메인 개념을 사용해서 내부 도메인내 협업 쉬움
4. 스토리지 추가 사용
   – 개인계정은 15GB 이지만 추가적인 스토리지 사용
5. 관리자가 다양한 통제 가능(사용자관리, 문서 소유권, 보안, 유출 등)
   – 도메인내 사용자의 콘텐츠 통제 가능
6. 구글 지원 서비스
   – 문제나 이슈 발생시 구글 지원팀 문의 및 도움
7. 마이그레이션 서비스 지원
   – 전문적인 마이그레이션 지원, 이용가능
8. 구글 앱 엔진 사용
   – GCP 내 앱 엔진 사용. API 연계
9. 컴플라이언스 준수
   – GDPR 등 다양한 기업 컴플라이언스 사용
10. 개인 계정과 회사 계정 분리
    – 공과 사 분리, 개인 계정 사용에 따른 유출 등 문제 제어
11. 관련 앱과 통합
    – CRM 등 다양한 앱과 데이터 연동 가능
12. SSO, IAM 사용
    – Single Sign On 등 클라우드 아이디 연계 가능

도메인 구입

구글 워크스페이스 사용을 위해서는 별도의 도메인이 필요합니다. 회사 홈페이지에서 사용하는 도메인이 있다면 가능하지만, 현재 이메일로 사용하지 않아야 합니다. 도메인은 다양한 서비스 회사에서 구입할 수 있습니다. 회사마다 도메인 가격이 다르니 비교하고 구입하면 저렴하게 구입할 수 있습니다. 또한, 도메인 변경시에 여러가지 문제가 발생할 수 있으니 처음 도메인 선택에 신중해야 합니다. 도메인은 1년마다 갱신하며 10,000~50,000원 정도 하고 비싼 도메인도 있으니 여러가지 조합해서 사용하기 좋고 의미있는 도메인으로 사용하세요. 도메인 개인이 안되면 구글 워크스페이스도 취소가 됩니다. 꼭 안전하게 담당자를 지정해서 관리해야 합니다. 가급적 회사나 기관 이메일을 별도로 만들어서 인수인계가 잘 될 수 있도록 관리하고 도메인 관리회사에서 오는 메시지도 주기적으로 확인하세요.

여기에서는 가비아를 기준으로 설명합니다. 가비아(https://www.gabia.com/) 회원가입 후에 원하는 도메이으로 검색을 해서 계정을 구입합니다. 초기 1년 비용이 싸다고 선택하면 안됩니다. 평상시 가격을 확인하세요. 검색창에서 도메인으로 검색하면 도메인 등록업체가 많습니다

도메인을 구입했으면 이제는 구글 워크스페이스에 가입합니다. 기존에 사용하는 도메인이 있다면 MX 레코드를 확인해서 사용안하고 있는 것을 확인하세요.

구글 워크스페이스 가입

구글 워크스페이스 가입은 직접 인터넷에서 가입하는 방법과 리셀러를 이용하는 방법이 있습니다. 잘 아시는 분이라면 직접 가입해도 좋지만 리셀러를 통해서 가입하며 할인 혜택도 있고 여러가지 지원을 받을 수 있습니다. 한국 구글 워크스페이스 리셀러 디렉토리를 참고하세요

평가판은 가입 후 변경이 가능합니다. 평가 인원 제한이 있으니 업무에 사용시에는 바로 결제를 해서 진행하세요. 앞에서 구입한 도메인을 입력합니다.

관리자 계정을 먼저 등록합니다. 일반 사용자로 사용하지 말고 관리용도로만 사용하는 것을 추천합니다. 그럼 구입하려는 계정+1 의 예산이 필요합니다. 하지만 안전한 관리에 도움이 됩니다. 보통 admin 계정으로 등록하고 비밀번호를 안전하게 관리하세요. 어드민 계정이 유출되면 상상하기도 싫은 아주 큰일이 생깁니다.

도메인 소유권확인과 MX 추가를 구입한 도메인 관리화면에서 추가합니다. 1번만 하면 되기 때문에 도메인 회사에 문의하거나 잘 아는 분에게 도움을 받으세요. 리셀러를 통해서 가입한다면 친절하게 방법을 안내받을 수 있습니다.

이제 도메인 세팅이 끝나고 정상적으로 이메일 수신이 되었다면 세팅은 종료되었습니다. 사용하면서 도메인에 관련된 작업은 이메일 보안 강화나 추가 홈페이지 등록 등 제한적으로만 관리합니다.

구글 워크스페이스 사용세팅

앞에 단계까지 잘 진행이 되었다면 이제는 1) 사용자 등록 2) OU 구성 3) Groups 세팅 4) 기타 관련 세팅을 진행합니다. 또한, 보안에 관련한 다양한 관리자 세팅도 해야겠죠. 잘 모른다면 사용자 등록만 해서 사용해도 나쁘지 않습니다. 오히려 전문 지식없이 잘못 세팅하면 문제가 발생할 수 있으니 주의하시기 바랍니다.

이 외에도 다름 세팅에 대한 정책이 필요합니다.

1. 이메일 사용정책 – 라우팅, 알리어스, 서브 도메인, DKIM, SPF 등
2. 공유 드라이브 사용 정책
3. 캘린더 사용정책
4. 그룹스 사용정책
5. eDiscovery 관리 정책
6. DLP 사용 정책
7. 콘텐츠 공유 정책
8. 트러스트 도메인 관리 정책
9. 사용자 관리정책(퇴사, 입사)
10. 타 시스템 연계 방법(인사, ERP, 그룹웨어 등)
11. LDAP, SSO 연동
12. 사용자 휴대폰 관리정책
13. 구글 워크스페이스 업데이트 정책
14. 구글 워크스페이스 에디션 선택
15. 전문가 매니지드 서비스 이용 결정

회사의 규모나 사용목적에 따라서 필요한 내용은 리셀러와 별도로 전문가와 상의해서 이용해야 안전합니다. 가급적 매니지스 서비스를 이용하면 운영에 도움이 되고 조코디의 전문 교육서비스도 검토해 보세요.