2024년 새로운 Google Workspace 개념과 소개

구글 워크스페이스의 여러 변화에 대해서 소개하며, 기존의 경쟁 제품인 MS 오피스나 마이크로소프트 365와의 차이점에 대해 다룰 예정입니다. 이번 시리즈에서는 이러한 개념적인 차이를 이해하고 활용하는 방법에 대해 소개할 예정입니다.

이에 대한 자세한 설명은 시리즈에서 이어질 예정입니다.

고정 관념을 버리고 이 내용을 보는 것이 중요합니다. 고정관념은 새로운 것들을 이해하는 데 방해가 됩니다. 한마디로 구글 워크스페이스를 소개하면 협업을 위한 서비스입니다. 다른 것보다 협업을 목표로 사용하는 것을 권장합니다. 협업은 동료, 직원, 회사, 학교, 친구뿐만 아니라 다양한 서비스와 사람들과 가능합니다. 과거보다 협업의 범위가 넓어졌으며, 이를 이해해야 합니다. 협업은 협동, 협력, 분업, 조력 등 다양하게 사용합니다. 다음과 같이 구분할 수 있습니다.

1. 협동(協同)
   학교를 다닐 때 가장 많이 들었을 용어입니다. 사전적 의미로는 서로 마음과 힘을 하나로 합하는 것이라 했습니다. 주로 물리적인 힘을 모아서 한군데로 집중할 때 사용합니다. 과거의 공동 노동이나 놀이 등에서 한뜻으로 무엇인가를 해서 성과를 내기 위한 행위입니다.
2. 협력(協力)
   협력은 회사나 사회생활에서 많이 듣던 용어입니다. 협동은 실제로 일하는 형태에 사용되지만 협력은 관념적인 표현으로 형태나 행위를 의미하는 경우가 많습니다. 국가간의 협력하여 어려운 코로나19를 이겨내자. 이처럼 실제적인 행위보다는 가치나 목표를 추구합니다.
3. 분업(分業)
   분업은 동일한 업무를 일의 양에 따라 여러사람이 나눠서 일을 하는 방식입니다. 공장에서 일이 많아서 한사람이 처리하기 어려울 때는 여러사람이 투입되어 동일한 일을 똑같은 방식으로 처리하는 방식입니다. 여러사람이 함께 일하지만 서로에게 영향이 없고 다른 사람으로 대체도 쉽습니다.
4. 협조(協助)
   협조는 일의 주최자가 아닌 조력자로서 요청에 따라 일정부분 지원을 하여 함께 업무를 수행하는 경우입니다. 요청자의 요구사항에 맞춰서 일을 합니다.

코로나로 인해 하이브리드 환경이 많이 고민됐지만, 구글 워크스페이스는 이미 하이브리드 워크가 가능하도록 많은 서비스들이 구성되어 있어요. 또한 구글 워크스페이스에서는 너무 오랫동안 고정 관념에 쌓여있는 결제 방식, 비효율적인 데이터 입력과 분석을 다양하게 제공하여 비즈니스 프로세스를 최적화할 수 있어요. 마이크로소프트 365과는 출발지와 목표가 다르기 때문에, 구글 워크스페이스를 선택하기 전에 여러 인자를 고려해야 해요.

MS 365은 설치형으로 혼자 작업, 출력에 좀 더 특화되어 있고, 자동화라인 추구해요. 반면 구글 워크스페이스는 협업, 서비스 이용 원하는 환경, 브라우저에서만 가능하며 플랫폼 개념을 추구합니다. MS 365에 비해 구글 워크스페이스가 기본적으로 지원하는 기능은 유사하지만 엑셀의 매크로 등 MS 오피스의 일부 기능은 미지원합니다. 종이 출력 등 출력이 중요한 기업에서는 추천하지 않지만, 내부 및 외부 협업이 필요하거나 문서 중앙화나 메시징 시스템 사용 등의 다양한 활용에서는 추천합니다. 따라서 목적에 따라 선택하는 것이 적절합니다.

구글 워크스페이스의 개인용 버전에서는 보통 메일 기능과 유사한 기능을 제한적으로 사용할 수 있어요. 다만, 기업용 버전을 사용하면 다양한 작업을 할 수 있고 메시지를 보낼 수 있으며, 생성형 AI 기능도 제공하여 생산성을 높일 수 있어요. 또한, 기업에서는 종이를 버리고 스마트 캔버스 개념으로 워크플레이스를 구성할 수 있어서 다양한 작업이 가능해요. 하지만, 이러한 범용성이 데이터 유출과 환경설정 등의 문제를 일으킬 수 있어 사용이 어려울 수도 있어요.

클라우드, 앱, 클라우드 저장소가 많아지면서 보안에 대한 의식이 필요하며, “구글”에서는 보안 강화를 위해 “제로 트러스트” 시스템 등을 제시하고 있어요. 그리고 클라우드 서비스 사용을 적극 권장하며 컨텍스트 어웨어니스 기술 등 보안 기능도 계속 발전하고 있다는 사실도 알려져 있어요. 클라우드는 협업과 AI 활용을 위해 필요한데, “구글 워크스페이스”를 사용하면 브라우저 하나로 모든 서비스에 접근할 수 있다는 장점이 있죠.

이러한 기술적 발전에 따라 PC 위주의 서비스는 점차 사라지고 있어요.

Google Workspace를 잘 활용하기 위해서는 변화 관리가 필요해요. 변화 관리에 대해선, 체인지 매니지먼트라고 불리우며, 대표, 임원, 직원 모두의 협심이 필요하며, 오랜 시간과 노력이 필요해요.

또한, 교육도 필요해요. 이를 위해 온라인 프로그램 및 전문가 교육을 받을 수 있는 기회를 활용합시다.

교육 없이 사용하는 시도는 기능을 이해하지 못하고 실패할 수 있어요. 결제 방식은 다양하게 가능하지만, 10년간 회사에서 일해온 사람들은 특정 결제 방식을 요구하기도 해요. 구글다운 방식으로 일하고 새로운 업무 방식을 적용하는 것을 권장해요. 프로젝트를 지속적으로 사용하고 고민하여 지속 가능성을 유지하는 것이 중요해요.

변화 관리 전문가로서 변화 관리의 어려움을 강조하며, 변화 관리가 제대로 이루어지면 좋은 성과를 얻을 수 있다고 말씀드렸어요.

구글 워크스페이스로 디지털 전환을 성공하면 생산성이 향상되고 전 세계적인 회사가 될 수 있는 기회라고 생각합니다. 구글 워크스페이스와 디지털 리터러시를 잘 맞춰서 목표를 정하고 노력하면 어려운 변화 관리를 좀 더 쉽게 할 수 있죠. 구글 워크스페이스를 효과적으로 활용하기 위해 개념과 기능 설명이 다음 시간부터 진행됩니다.