회사 Gmail 사용시 기본적인 3가지 세팅하기

업무에서 도메인 계정의 회사 Gmail 사용시에는 기본저인 3가지 세팅 1. 프로필 사진 등록하기, 2. 이메일 서명 만들기, 3. 받은 편지함 설정하기 를 세팅해야 합니다.

▶ Google Workspace Gmail 매뉴얼 https://bit.ly/googlegmail-manual
▶ Google Workspace Gmail 업데이트 https://bit.ly/google-gmail-update

회사 Gmail 사용시 기본적인 3가지 세팅하기

Gmail은 회사나 학교에서 사용하는 소통도구입니다. 회사나 학교에서 소통이 잘 되어야 막힘없이 의견 교환이 가능합니다. 그러기 위해서는  구성원 모두 기본적인 3가지 세팅을 꼭 진행해야 합니다.

 Gmail은 기존의 사용하던 이메일과 개념이 다른 메시지 서비스입니다. 즉  메일이라고 이해하기 전에 메시지로 이해를 해야 합니다. 회사나 학교에서 많은 사용자들과 함께 소통을 하기 위해서는 서로의 신분을 잘 이해하고 정보를 알아야 합니다. 개인 사용할 때와 다르게 오픈된 환경에서 사용해야 합니다. 간혹  학교나 회사 이메일 사용 시 개인 정보를 입력하지 않는 경우가 있는데, 이는 소통의 방해가 될 수 있습니다.

 또한 회사 담당자는 이러한 내용을 잘 관리하여 모두가 오픈된 환경에서 사용해야 하고, 정보가 외부에 노출되는 것을 방지해야 합니다

회사 Gmail 사용시 기본적으로 세팅하는 3가지를 확인합니다.

프로필 사진 등록하기

 회사나 학교에서 사용할 경우에는 내가 모르는 사람에게도 메일을 보내거나 받을 수 있습니다. 이때 같은 회사, 학교 구성원인지 확인을 해야 하고,  상대의 회사에서의 역할을 확인해야 합니다.

구성원을 확인할 때에는 가장 먼저 사진을 통해서 확인합니다. 그러기 때문에 도메인 계정에서 자신을 잘 나타낼 수 있는 사진을 이용하여 프로필로 만들어야 합니다. 가장 좋은 것은 증명 사진을 이용하는 방법입니다. 꾸미거나 ai로 가공된 사진이 아닌 바로 인식할 수 있는 사진을 동일하게 이용해야 합니다. 얼굴이 짧게 찍히거나 어두운 곳에서 찍힌 사진들은 사용하면 안 됩니다.

 프로필 사진은 관리자가 등록할 수도 있고 개인이 등록할 수도 있습니다. 정확한 정보를 위하여 관리자가 체계적으로 등록하는 것을 추천드립니다. 개인이 수정 가능할 경우에는 해당 계정 정보 수정해서 변경할 수 있습니다.

크롬 브라우저에 로그인된 우측 상단의 회사 계정을 선택합니다.

자신의 프로필을 컴퓨터에서 업로드합니다. 수정된 사진보다 증명사진을 추천합니다.

사진업로드 후 배치를 확인 후 완료합니다.

프로필 사진 변경 완료합니다.

이메일 서명 만들기

3가지 중 2번째는 이메일 서명입니다. 회사에서 이메일 서명은 가장 기본적인 디지털 에티켓입니다. 개인 이메일과 다르게 회사에서 사용하는 이메일 즉 메시지에서는 자신의 정보를 포함해서 보내야 합니다. 상대방이 보낸 사람의 정보를 정확하게 인식하고 업무에 활용할 수 있게 해야 합니다.

 서명은 여러 개를 만들 수 있습니다. 용도에 맞게 필요한 서명을 선택하여 보낼 수 있습니다. 기본적인 작성할 때와 메일을 회신할 때, 회사 내부에서 사용할 때의 서명은 다르게 해서 사용할 수 있습니다.  보통 서명은 두세 개를 만들어서 용도에 맞게 사용하는 것이 일반적입니다. 

 서명에는  회사 정보, 회사 내부에서 개인의 역할, 기타 연락처 등을 포함할 수 있습니다. 또한 회사에 특별한 메시지나 캠페인 내용을 추가하여 회사에 지향하는 방향을 알릴 수 있습니다. 대부분의 회사에서 홈페이지 이외에도 YouTube 채널, SNS 채널 등을 운영하고 있기 때문에 이런 정보를 함께 작성하는 것은  디지털 세상에서 중요합니다.

 또한 관련된 내용은 파일을 직접 삽입하는 것 대신에 링크를 이용하여 작성을 하면 이메일 용량을 줄일 수 있고, 상대방도 원하는 내용만 선택해서 이용할 수 있습니다. 인터넷 링크도 좋지만 구글 문서를 이용한 링크를 활용하면 다양한 정보를 전달하기에 용이합니다.

 회사 내부에 표준적인 서명이 있으면 해당 서명을 이용해야 합니다. 만약에 표준적인 서명이 없다면 여러분이 회사의 건의해서 표준적인 서명을 요청하세요.

서명 추가는 Gmail 설정에 일반 설정에서 추가할 수 있고, 추가 후에는 꼭 저장을 해야 반영이 됩니다. 이메일을 사용하는 경우에는 여러 개의 서명 중에서 원하는 서명을 선택할 수 있습니다.

Gmail 우측 상단의 설정 메뉴를 선택하여 ‘모든 설정 보기’를 선택합니다.

설정 > 기본설정에서 서명을 새로 추가합니다.

이메일 작성시에는 원하는 서명을 선택할 수 있습니다.

받은 편지함 설정히기

기본적인 3가지 세팅 중 마지막은 받은편지함 설정입니다. Gmail을 회사에 도입하면 가장 먼저 당황하는 것이 기존의 이메일보다 많은 양의 이메일을 받는다는 것입니다.이는 일반적인 이메일이 아니고 메시지와 섞여서 수신되기 때문에 착각을 할 수가 있습니다.  회사에서 지메일을 사용하기 시작하면 많은 메시지를 수신합니다.  예를 들어서 일반적인 메일을 포함하여 문서 공유, 일정 공유, 댓글 등 협업에 관련된 메시지입니다.

 많은 메시지를 잘 관리하기 위해서는 받은 편지함을 용도에 맞게 사용해야 합니다. 기존에는 하나의 편지함으로 사용을 했지만, 회사에서 사용 시에는 여러 개의 편지함을 구분하여 사용합니다. 

프로모션, 소셜, 업데이트, 포럼  등으로 구분하여 이메일 성격에 따라서 메시지로 구분해서 저장합니다. 받은 편지함을 구분하여 사용하면 메시지 관리가 편리해집니다. 전체 메시지 내용을 확인한 후에는 필요 없는 메시지는 삭제하여  편지함을 관리합니다.

 필요 없는 메시지를 삭제하는 것은 향후  메시지 검색 시 필요한 내용을 빨리 검색할 수 있는 장점이 있습니다. 또한  스토리지 용량 관리에도 좋습니다.

 gmail에 받은 편지함은 라벨과 함께 효율적으로 사용하면 생산성 향상에 도움이 됩니다. 또한 필요한 편지함을 추가로 생성하여 사용할 수 있습니다.

 

매일 아침에는 각 편지함에서 내용을 확인하고 완료되거나 필요 없는 메시지는 삭제해야 합니다. 물론 중요한 이메일은 기본 편지함으로 이동하여  업무에 사용합니다. 메일 분류가 잘못되었을 경우에는 해당 메일을 관련된 편지함으로 이동하여 Gmail ai를 학습할 수 있습니다. 향후에 수신되는 이메일을  원하는 편지함으로 수신할 수 있습니다.