온라인 오프라인 블랜디드 회의실 서비스 설계

코로나 팬데믹 시대입니다. 비대면 시대에 온라인 오프라인 블랜디드 회의실 서비스 설계에 대해서 이야기를 해보겠습니다. 작년부터 코로나 때문에 화상회의 및 원격수업을 했지만, 사실은 이런 원격회의 기술은 오래전부터 사용되었고, 미국과 같은 경우에는 날시때문에 오히려 우리보다 빨리 원격수업을 진행 했었습니다.

코로나19로 갑자기 사무실에 폐쇄되고 모두가 일하던 것들과 노트북을 가지고 집에 서둘러 갈때 회사 경영진은 창문을 통해서 좌절감을 느꼈을 겁니다. 그동안 본인이 몇십년동안 노력해온 일터가 눈에도 보이지 않는 바이러스 하나 때문에 무너지는 것을 느꼈을 겁니다. 급하게 돌아가는 프로젝트도 정지되고 바빠서 사람들이 많았던 때와 비교해서 텅빈 사무실에는 낯선 어색함만 흐르고 있었을 겁니다.

온라인 오프라인 블랜디드 회의실 서비스 설계

하지만 이런 걱정은 불필요한 기우였다는 것은 얼마 지나지 않아서 모두가 깨닭기 시작했습니다. 1시간짜리 회의에 참석하기 위하여 출장을 가서 하루의 시간을 낭비하지 않아도 되었고, 상사의 눈치 때문에 퇴근도 못하고 사무실에서 시간 낭비도 없어졌습니다. 소통이 단축되어 중간 관리자가 없어져서 소통이 단축되고 업무가 빨라졌습니다. 이미 모두가 최고급 디바이스를 가지고 있어서 다양한 디지털 도구 사용에도 어려움이 없었습니다. 가정에 더 많은 시간을 보내면서 만족도도 올라갔고 불필요한 업무들이 줄어들면서 자신의 업무에 보다 집중할 수 있었습니다. 화상회의 속에서는 상하관계가 아닌 모두가 평등한 관계로 만나면서 자신의 의견을 쉽게 이야기 할 수 있었고, 회사에서 앉아있는 자리가 더 이상 중요하지 않고 업무의 능력에 따라서 평가 받기 시작했습니다.

재택근무, 원격근무가 사무실에서 일하는 것보다 생산성이 높아지면서 이제는 많은 회사에서 오히려 반기는 분위기입니다. 회사 입장에서는 근무 공간을 줄일 수 있고, 멀리 떨어진 인력도 함께 직원으로 채용할 수도 있습니다.

벌써 1년넘게 재택근무를 하는 회사의 직원들은 오히려 회사로 돌아가는 것을 두려워하고 있어 코로나가 끝나더라도 이제는 영원히 재택근무를 하겠다고 발표하는 회사도 심심치 않게 발견합니다. 이제는 회사 사무실에서 동료들을 만나는 것보다는 정원이 있는 시골집에서 메타버스(Metabus) 형태로 만나는 것도 흔한 일상이 될 날도 멀지 않은 거 같습니다.

모두가 재택근무를 하지 못하는 회사에서는 온라인과 오프라인의 중간형태의 업무형태가 도입될 것으로 전망됩니다. 본사, 지사의 개념이 아닌 꼭 필요한 경우에만 사무실에 모여서 협업을 하고 다양한 파트너, 프리랜서와는 가상의 세계에서 만나는 것입니다. 이러기 위해서는 회사의 회의실이 제일 먼저 변해야 할 것입니다. 지금처럼 회의실에 참석하는 사람만을 위한 회의실이 아닌 온라인에 접속하는 사람도 마치 옆에 있는 것과 같은 형태의 회의실로의 변화가 될 것입니다.

기존 오프라인 전용 회의실과 온라인 결합된 회의실 모습

온라인 회의를 하기 위한 형태는 대부분 기존 회의실에 카메라와 마이크/스피커를 설치하고 대형 스크린에 상대방의 모습을 보는 형태일 것입니다. 상대방이 많을 경우에는 상대방이 격자형태로 표시되기 때문에 상대방을 표정을 보기에는 어렵습니다. 또한, 마이크와 스피커의 이용으로 자연스러운 대화보다는 순서를 기다리면서 이야기하는 형태의 대화가 진행되겠죠.

최근에 구글에서 새로운 일하는 방식에 대한 설명헤서 아래와 같은 회의실이 인상적이었습니다. 선다 피차이회장의 미팅에서는 모니터를 세로 방향으로 이용하여 마치 옆에 사람이 있는 것처럼 디스플레이를 했습니다. 가운데에 카메라는 한 사람씩 촬영을 해서 스트리밍하고 고성능의 스피커 마이크도 제공합니다. 이렇게 구성을 하면 회의실에 있는 사람은 외부에 있는 사람도 같이 회의에 참석한 기분이 들고, 외부에 있는 사람도 말하는 사람에 포커싱해서 회의에 참여할 수 있습니다.

온라인 오프라인 블랜디드 회의실 서비스 설계3

지금처럼 회의실에 많은 사람이 참여하고 단순히 듣는 방식이라면 미팅의 형식보다는 streaming 으로 주요 언사만 참여하고 나머지 구성원은 채팅창에 질문하는 형태가 보다 효율적일 수 있습니다. 또한, 디지털 방식으로 자신의 의사를 전달할 수 있기 때문에 많은 사람이 모여서 복잡한 채널을 만들는 것보다는 대화의 채널을 간단히 하고 문서화를 해서 전달하는 것도 좋은 방법이라 생각합니다.

현실적인 회의실 설계는 다음과 같은 형태를 고려하보시기 바랍니다. 대형 회의실이 점점 필요가 없는 시대가 될 거 같습니다.

1. 최대 10명이 참석할 수 있는 원형의 회의실
   

   원형형태의 참여형 회의실

2. 허가받은 외부인도 쉽게 참여할 수 있는 회의시스템
   

   초대된 회의에 참석방법을 결정하는 구글 캘린더

3. 개별 자리의 독립성을 보장하여 쉽게 회의에 참여할 수 있는 자리 구성
   

   개인별 특화된 화상회의용 업무 공간

4. 자리마다 조명, 세로 모니터, 고성능 화상카메라, 마이크 시설
   

   다양한 모니터와 카메라 조명이 설치된 업무 환경

코로나가 생각보다 종식이 어려워지고 있고, 끝나면 2019년으로 돌아갈 수 있다는 생각은 이제는 버려야 합니다. 사람들은 더 편한 세상을 경험했고, 과거처럼 1시간 회의를 위하여 하루 출장을 가는 시대는 끝났습니다. 외부 미팅도 가급적이면 화상으로 진행하다 보니 길거리에 버려지는 시간도 없어서 좋고 특히, 거래처 회사에 복잡한 출입절차도 거치지 않아서 좋습니다.

코로나 어떻게 보면 위기이지만, 반대로 생각하면 기회일 수 있습니다. 좋은 위기를 낭비하지 말아야 겠습니다.