구글 드라이브 콘텐츠 파일 공유 방법
▶ Google Workspace 드라이브 매뉴얼 : https://goo.gl/eYBX47
▶ Google Workspace드라이브 업데이트
▶2024 Google Workspace 스마트폰에서 드라이브 사용하기
Google 드라이브는 콘텐츠를 안전하게 저장하는 기능이외에도 특정인 또는 내부, 외부와 공유방법을 제공합니다. 파일, 폴더, 공유드라이브를 공유를 하려는 사람들과 함께 공유하여 협업작업을 할 수 있습니다. 공유는 특정인, 그룹스를 지정한 공유와 일반액세스 방법을 제공합니다. Google 서비스는 모두 클라우드 콘텐츠를 이용합니다. ▶ 클라우드 콘텐츠 이해하기 클라우드 콘텐츠는 모두 공유가 가능합니다. 개인 계정과 도메인 계정의 차이점을 이해하고 사용하세요.
특정 사용자에게 공유
특정 사용자와 그룹과 파일, 콘텐츠를 공유할 수 있습니다. 특정 사용자는 구글 개인계정이나 도메인계정이 가능하며, 구글 게정이 아닌 경우에는 공유받는 사람이 자신의 포탈 아이디나 회사 이메일로 계정 등록을 하고 사용할 수 있습니다.
2024년 Google Workspace 콘텐츠 공유
구글 드라이브 콘텐츠 공유 대화상자
[다른 사용자와 공유]
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2024년 최신 구글 드라이브 콘텐츠 공유방법 문서의 권한은 편집자권한, 댓글권한, 조회권한을 부여할 수 있습니다. 또한, 권한을 부여하고 해당 권한을 수정, 삭제할 수 있습니다. 특정인에게 파일, 콘텐츠를 공유하면 공유받은 계정으로 이메일이 전달되고, 해당 계정의 구글 드라이브 > 공유 문서함에서 공유된 파일, 콘텐츠를 확인할 수 있습니다.
일반 액세스 공유
일반 액세스 공유 방법은 공유하는 특정인을 지정하지 않고 링크를 이용하여 공유하는 방법입니다. 카톡이나 게시판 같은 곳에서 자유롭게 이용할 수 있는 방법으로 링크를 클릭하여 누구나 쉽게 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.
구글 드라이브 일반 액세스 공유
제한됨은 링크를 이용할 수 없는 상태입니다. 링크가 있는 모든 사용자로 변경 후 해당 링크를 복사하여 원하는 곳에서 사용할 수 있습니다. 도메인 사용자의 경우에는 해당 도메인에서 사용할 수 있는 옵션이 있습니다. 일반 액세스로 공유할 때에도 편집자 댓글 뷰어 권한을 줄 수 있습니다. 또한 공유를 원하지 않을 경우에는 제한됨으로 변경하여 공유를 중지할 수 있습니다. 구글 문서에서는 우측 상단에 공유 버튼을 눌러 쉽게 공유할 수 있습니다.
공유 대화상자 설정
콘텐츠나 파일을 특정인에게 편집자 권한으로 부여시 해당 편집자와 다른 사용자에게 추가적인 권한 부여를 제한할 수 있습니다. 또한 뷰어 및 댓글 작성자가 허가 없이 다운로드 인쇄 복사를 하지 못하도록 제한할 수도 있습니다.
구글 드라이브 공유 대화상자 설정
만료일자 추가
또한, 특정 사용자에게 공유할때 공유하는 기한도 지정할 수 있습니다. 날짜 기한이 지정되면 해당 날짜까지만 공유자는 조회할 수 있고, 날짜 이후에는 권한이 사라집니다. 만료일자 추가는 도메인 사용자만 사용할 수 있습니다. 프로젝트나 특정 이벤트까지만 공유를 하고 그 이후에는 권한이 필요없을 경우에는 기록해서 하나하나 수정해야 합니다. 이런 경우에 자동으로 권한을 해제하여 체계적인 관리가 가능합니다. [youtube] https://youtu.be/4ATnr86-PWU
내용 작성 및 수정
Google 드라이브에 저장된 구글 문서는 별도의 SW없이 바로 수정할 수 있고, 수정시 바로 업데이트가 됩니다. 저장 버튼이 없습니다. MS Office 문서의 경우에도 MS Office 없이도 간단한 수정이 가능합니다. ▶ Office 파일의 기본 편집 모드Office 편집 모드로 변경 [30초 사용법] Google Drive에서 MS Office 문서 수정하기
웹에 게시
콘텐츠를 웹에 게시하면 모든 사람이 공유할 수 있습니다. 또한, 변경되는 내용을 주기적으로 변경할 수 있습니다. 슬라이드쇼 등 다양한 기능도 적용할 수 있습니다. 다른 페이지에 삽입하거나 게시된 내용을 관리시 편리합니다.
공유 폴더와 공유 드라이브 비교
문서나 파일을 다른 사람과 공유하기 위해서는 공유를 해야 합니다. 공유를 할 경우에는 공유폴더(Shared Folder)와 공유 드라이브(Shared Drive)를 이용할 수 있습니다.
| 구분 | 파일 | 공유 폴더 | 공유 드라이브 |
| 방법 | 내 드라이브의 파일별로 공유 | 내 드라이브에 있는 폴더를 공유 | 공유 드라이브를 생성하여 공유 |
| 소유자 | 콘텐츠 생성자 | 콘텐츠(파일, 문서)를 생성, 등록한 사용자 → 개인별 스토리지 사용 | 해당 도메인이 소유 → 해당 도메인 스토리지 사용 |
| 권한부여 | 수정, 댓글, 보기 | 수정, 댓글, 보기 권한 부여 | 관리자, 컨텐츠관리자, 참여자, 댓글, 뷰어 권한 부여 |
| 통제방법 | 개인 | 개인 | 도메인 관리자 |
| 권한부여 | 콘텐츠에만 해당 | 파일이나 폴더에 별도의 권한 부여 가능 | 드라이브 전체에 동일한 권한 |
공유드라이브 구축
공유드라이브를 이용한 콘텐츠 공유는 개인 폴더의 공유보다 많은 장점을 가집니다. 공유드라이브에 대한 다양한 기능이 지속적으로 추가되고 있어 항상 관심을 가지고 업무에 적용해야 합니다.
콘텐츠관리자의 폴더 공유
공유드라이브 생성시 특정 폴더를 외부에 공유하여 콘텐츠의 활용과 관리를 향상시킬 수 있습니다. 구글 드라이브 공유드라이브에 콘텐츠관리자 폴더 공유 추가
