구글에서 제공하는 대표적인 협업도구인 구글 워크스페이스 ( Google Workspace )는 평소에도 개인적으로 많이 사용하는 Gmail, 구글 드라이브, 구글 캘린더 등의 서비스를 기업이나 학교와 같이 같은 도메인에서 사용하여 생산성 향상 및 협업을 위해 사용합니다.
최근 코로나19로 인하여 재택근무 및 원격근무가 많아지면서 기존의 회사앤에서 같은 공간에서 근무하는 형태에서 외부의 다른 공간에서 이용하기 위해서는 클라우드에서 안전하게 동작하는 클라우드 서비스가 꼭 필요합니다. 회사에 서버를 만들어 동작하는 온프레미스 방식의 서비스는 다음과 같은 단점을 가지고 있습니다.
온프레미스 방식의 회사 시스템 문제점
회사 내부에 서비설을 구성하고 서버와 관련된 HW를 구입한 후에 필요한 솔루션을 설치하여 동작하는 온프레미스 방식의 시스템은 ERP, 결재시스템, MES, 회계시스템, 그룹웨어 등 모든 업무에서 사용할 수 있을 만큼 종류가 많습니다. 하지만 회사 내부에서만 동작하도록 네트워크 및 세팅 때문에 외부에서 사용하기 위해서는 별도의 VPN이나 네트워크가 필요하며, 보안 관리에도 취약합니다. 또한, 솔루션을 각각의 회사에 맞게 커스터마이징 한 형태로 추가적인 업데이트가 어렵고 스마트폰과 같은 다양한 디바이스에서는 사용할 수 없는 단점이 있습니다.
비용측면에서도 초기에 많은 비용이 발생하고 전문 엔지니어를 확보해야 하며, 매년 유지보수 및 추가적인 변경 비용이 발생합니다. 업데이트를 하기 위해서는 재개발을 해야하기 때문에 시대의 트랜드나 기술 발전 속도를 따라하기 어려운 단점이 있고, 보안에도 취약합니다.
클라우드 서비스의 장점
반면에 클라우드상에서 동작하는 서비스는 사용하는 만큼만 비용을 내는 구독료 개념으로 초기 비용이 적고, 항상 업데이트 및 보안관리를 하기 때문에 사용자 입장에서는 안전하고 전문 엔지니어 없이도 서비스를 사용할 수 있습니다. 최신 트랜드 반영이 빠르고 클라우드 상에서 서비스가 제공되기 때문에 장애도 적고 문제도 빠르게 처리됩니다.
대표적인 클라우드 서비스인 구글의 워크스페이스 이외에도 영업을 관리하는 CRM 도구인 SalesForce, 채팅 서비스인 Slack, 영상 스트리밍 서비스인 YouTube 등이 있고, 기존에 온프레미스 방식으로 제공하던 솔루션들도 최근에는 클라우드 서비스로 전환을 하고 있습니다. 이제는 브라우저만 있으면 공간과 시간에 관계없이 어디서나 회사 업무를 할 수 있습니다.
구글 워크스페이스 재택근무시대에 도입해야하는 3가지 이유
구글 워크스페이스 재택근무시대에 도입해야하는 3가지 이유
구글의 워크스페이스는 구글의 클라우드 환경인 GCP에서 동작합니다. 많이 사용하더라도 동일한 요금으로 이용할 수 있고, 직원이나 사용자가 증가할 때만 추가 요금을 지불하고 사용합니다. 반대로 직원이 줄어들면 비용이 줄어듭니다.
구글의 워크스페이스는 모든 환경이 클라우드에서 동작하고 저장되기 때문에 다양한 디바이스에서 사용할 수 있고, 모든 데이터는 안전하게 클라우드에 저장됩니다. 또한, 사용하는 모든 행동은 구글의 AI가 감시하고 있기 때문에 회사가 아닌 공간에서 사용하더라도 보안의 위험성이 낮습니다.
새로운 일하는 방식의 도입
구글에서도 작년 팬데믹 이후에 전직원이 재택근무를 하고 있습니다. 기존의 구글 워크스페이스는 사람들이 모여서 업무를 할 때 생산성을 높일 수 있는 기능 및 서비스에 집중적으로 업데이트를 진행했었지만,
코로나19로 더 이상 사람들이 모일 수 없는 환경에서는 개개인이 독립된 공간에서 일하는 방식을 지원해야 합니다. 같은 공간에 근무하지 않더라도 일하는 생산성이 떨어지지 않고 오히려 같은 공간에서 일할때보다 효율이 좋아질 수 있는 방법을 도입했습니다.
예를 들어 사이드 패널을 이용하여 주소록을 쉽게 확인하고 채팅중에 영상미팅을 진행하던가, 구글 문서에서 관련된 담당자를 바로 호출할 수 있습니다. 초대된 회의에 직접 참석할 것인가 아니면 구글미트로 참석할 것인가를 결정하여 상대방이 참석자의 참석여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.
우리는 디저털이 발전했음에도 불구하고 너무 오랫동안 과거의 일하는 방식을 고수했습니다. 이번 코로나19 업무를 팩스로 하는 일본만 문제가 아니라 업무 대화를 카톡으로 하는 공무원 및 회사 직장인도 업무 효율이 낮습니다. 다양한 디지털 도구를 업무에 활용하여 생산성을 높이고 AI 등 최첨단 기술이 업무에 녹아들 수 있도록 환경을 만들어야 합니다.
AI의 도움
몇년전 인간을 대표한 이세돌 9단을 이긴 알파고라는 AI 엔진으로 많은 사람이 슬픔과 함께 공포를 느꼈습니다. 그 이후에도 다양한 AI 엔진들이 개발되고 학습하고 있으며, 그 단계는 이미 알파고의 몇 천배의 성능을 가지고 있습니다.
공장이나 농업에는 많은 부분이 기계의 힘을 빌리는 기계 자동화를 도입하여 생산성을 높이고 있지만, 아직도 사무직이나 전문직에서는 AI와 협력을 하고 있지 않습니다. 이미 기술적으로는 사람보다 엑스레이 판단을 잘하고 사람보다 글을 더 잘 쓰고 필요한 정보를 더 빨리 찾을 수 있습니다.
플랫폼 기업인 요기요나 배민의 라이더 배정은 이미 AI가 최적의 길을 안내하며 배정하고 있고, 많은 정보를 순식간에 처리하고 또한, 각각의 결과를 학습하여 더 좋은 배정에 사용하고 있습니다.
사무직이나 전문직도 사람이 아니면 못할 거야 라는 생각 및 진입장벽은 없어져야 합니다. 사람보다 더 빠르게 처리하고 판단하며, 퇴근도 하지 않으며 업무를 처리할 수 있습니다. 구글의 워크스페이스에는 구글이 잘하는 많은 AI 기능이 포함되어 있고 점점 그 갯수 및 범위도 증가하고 있습니다.
대표적으로 구글 포토는 사람보다 더 정확하게 인물을 구분하고 사진을 더 멋있게 만드는 기술을 인간에게 제공하고 있습니다.
빠른 비지니스 변화
요즘에는 많은 업무들이 클라우드에서 사용하고 있습니다. 그러다 보니 과거에는 회사 시스템을 하나 오픈하기 위해서는 기획하고 준비하고 개발사 찾고 개발하고 테스트하고 이런 일련의 과정에 많은 시간이 필요했습니다. 보통 1년의 시간이 걸리니 지금 필요하더라도 내년 이맘때쯤 사용할 수 있습니다. 하지만 요즘에 세상은 정말로 빠르게 돌아가고 있습니다.
이렇게 빠른 비니지스 환경에서 누가 더 빠르게 서비스를 제공하느냐가 기업의 성공과 실패를 결정합니다. 빠르게 서비스를 제공한 회사로 사용자는 몰리고 해당 비지니스의 리더가 됩니다. 후진입자는 당연히 시장의 실패가가 되겠죠.
많은 변화가 있고, 그 변화에 누가 더 바르게 대응하는지 Agility가 높은 기업이 살아남을 수 있는 시대가 되었습니다. 과거에 우리 회사는 50년의 역사와 전통이 있다는 것은 과거의 이야기이고 대기업보다 스타트업들이 더 빠르게 비지니스에 대응하는 것은 우리는 많이 보고 있습니다.
구글의 워크스페이스와 같은 디지털 클라우드 서비스는 다양하게 활용될 수 있고, 높은 Agility 환경을 제공합니다. 다양한 서비스와 연계가 가능하고 협업관계자와 빠르게 협업할 수 있습니다. 시간과 장소에 구애받지 않고 업무를 수행할 수 있으며, 다양한 디바이스를 이용하여 업무의 연속성을 높일 수 있습니다.
구글의 워크스페이스와 같은 디지털 도구를 사용하지 않고 업무를 하는 것은 전문도구 없이 집을 짓는 것과 같습니다. 망치와 삽으로 한땀한땀 정성스럽게 집을 지을 수 있지만, 생산성의 측면에서는 비교할 수 없습니다. 협업도구를 잘 사용하여 경쟁력 있는 회사로 성장하고 미래를 준비해야 합니다.
