Notion의 멘션을 이용한 Google 문서의 활용방법
Notion을 몇 년 전에 처음 사용했을 때 새로운 메모앱으로 생각을 하고 EverNote 대체 서비스 정도로 간주를 했습니다. 하지만, 많은 사람들이 사용하면서 단순히 메모기능이외에 무엇때문에 사람들이, 특히 젋은 층이 좋아할까 궁금했었죠. 제가 생각했던 Notion의 특징은 클라우드에서 편하게 작성하는 기능이외에도 템플릿 기능이 있다는 것이었습니다. 템플릿은 단순히 양식 정도로만 생각했지만, Notion에서 제공하는 템플릿은 프로세스가 포함이 되어 있는 것이었고, 템플릿을 이용해서 많은 사람들이 자신만의 업무/사용 템플릿을 공개했습니다. 당연히 업무가 비슷하면 해당 템플릿을 이용하여 업무에 바로 활용할 수 있어, 시행착오 및 시간을 단축할 수 있는 장점이 있습니다.
대표적인 클라우드 저작도구인 Google 문서에는 여러 사람이 함께 작성할 수 있고, 다양한 컴포넌트를 연계할 수 있지만, 가장 큰 한계는 바로 출력이었습니다. 그동안은 MS Office와 경쟁하기 위해서 대체재로 포지션을 했었고, MS 사용자는 대부분 출력기능과 MS Office 기능의 구현도에 관심이 많았습니다. 그러다 보니 MS Office의 한계를 벗어나지 못하고 Office의 아류, 대체재 정도로만 인식이 되었네요. 그러다가 코로나19의 영향으로 Google 에서 큰 패러다임의 전환을 시도한 것이 바로 Smart Canvas 입니다.
이 Smart Canvas 개념으로 Google이 이제는 MS Office와 유사한 점은 있지만 각자 갈 길로 간다고 할 정도로 큰 변화이고, 오히려 Notion 등 다양한 서비스를 빠르게 흡수하고 있습니다. (따라쟁이라 하는 사람도 있지만, 소비자 입장에서는 내 시간을 아낄 수 있으니 좋습니다.) 즉, 콘텐츠(문서가 아님)를 만드는 방식은 유사하지만 작성하는 방법도, 이용하는 패턴도 다르고, 활용하는 방향도 다릅니다.기존에는 보이는 것은 A4지 종이처럼 보였지만, 이제는 일하는 공간 즉, Workspace라는 개념입니다.
Smart Canvas를 사용하는 방식은 Notion과 동일하게 ‘@’를 입력하면 다양한 기능을 이용할 수 있습니다. 스마트 캔버스를 이용하여 이메일을 함께 작성하는 기능에 대해서는 다음 게시물을 참고하세요.
- 이메일초안
- 사람 호출하기
- 템플릿 불러오기
- 파일 연결하기
- 목록작성하기
- 미디어 삽입하기
- 날짜 입력하기
- 제목 꾸미기
- 다양한 표 만들기
- 특수기호 사용하기
- 링크 만들기
Notion의 멘션을 이용한 Google 문서의 활용방법
@ 기호를 이용하면 작업하는 공간(문서가 아님) 에서 필요한 사람을 호출을 하고, 다양한 양식을 추가하여 함께 작성하고, 새로운 콘텐츠를 이용할 수 있습니다. 단순히 종이라 생각하면 이런 것들이 불가능하지만 일하는 공간이라는 개념으로 접근하면 ‘맞아 이런거 때문에 불편했어~’ 라는 생각이 듭니다.
필요한 사람과 함께 작성하기 위해서 전화를 하고, 카톡을 보냈고, 양식을 찾아서 여기저기 찾아 헤맸습니다. 과거 버전의 문서를 보고 작성해서 내용이 틀렸고, 다른 사람과 함께 작성할 때 버전관리에 미스가 있어서 똑같은 일을 두번 한 적도 있습니다. 당연히 이런 작업으로 인하여 불필요한 시간이 낭비가 되었고, 그 결과는 야근과 주말근무로 스트레스가 쌓였습니다.
어찌보면 뭐 이런거 있다고 업무가 편해지겠어 그럴 수도 있지만, 기존의 아날로그적 사고에서 보지 말고 디지털 관점으로 새로운 업무 방법을 도입한다면 큰 변화가 있고, 효과가 생길 것입니다. 가장 중요한 것은 디지털에 맞는 업무방법으로 회사, 학교 모든 사람이 사용해야 한다는 것입니다. Google 문서의 스마트 캔버스로 열심히 작업했는데, 갑자기 상무님이나 교수님이 출력해 오라고 하면 디지털 마법이 한 순간에 사라집니다. 펑~
이번에 새로 업데이트된 빌딩블록 기능인 제품로드맵, 리뷰추적기, 프로젝트 엣셋 등의 표 템플릿 기능은 Notion에서 흔하게 사용하던 드롭다운 박스를 적용했습니다. 혼자서 작성할 때도 도움이 되지만, 동료와 함께 협업작업을 할때 체계적으로 작성할 수 있습니다. 왜냐하면 업무처리 프로세스가 있기 때문입니다.
Notion의 멘션을 이용한 Google 문서의 제품로드맵
이 기능을 사용하지 않고도 지금까지 잘 살았고 별문제 없었습니다. 엑셀을 이용하거나 아니면 비슷한 시스템을 전산실에 요청해서 사용할 수 있습니다.이것도 싫으면 회사 화이트 보드에 매번 업데이트하거나 월요일 아침 주간보고에 출력된 종이로 공유할 수 있지만, 100만원짜리 스마트폰과 150만원짜리 노트북을 사용하면서 30년전 업무방식을 그대로 사용하면 기기들이 너무 아깝죠. Google문서를 사용하면 프로세스를 누구나 만들 수 있고, 함께 실시간으로 관리할 수 있고, 스마트폰에서도 사용할 수 있습니다. 외근 나가서 회사에 전화해서 그 프로젝트 진행내용을 물어보지 않더라도 스마트폰에서 확인할 수 있습니다.
Google의 디지털 협업서비스인 클라우드 서비스를 제공하다 보니 기존 MS와는 다른 점들이 있습니다. 업데이트가 빠르고 고객의 요청을 반영한다는 것입니다. 대표적으로 코로나로 대학생 여러분이 많이 사용하는 Google 클래스룸은 교사들의 피드백을 반영해서 업데이트를 진행하고 있고, 여러분이 필요한 기능을 전달하면 반영될 수도 있는 형태로 서비스를 개선하고 있습니다. 그러다 보니 업데이트가 빈번해서 복잡할 수도 있지만, 디지털 시대에서는 이런 형태의 업데이트는 일반화 될 것입니다.
