구글 슬라이드로 신입사원 회사 OJT 매뉴얼

구글 슬라이드로 신입사원 회사 OJT 매뉴얼 만들기

새로운 신입사원이 회사에 입사하는 시기가 되었습니다. 과거에는 사수와 부사수를 지정해서 도제식으로 하나하나 알려주는 방식으로 교육을 했다면, 디지털시대에는 매뉴얼 중심으로 설명하는 것이 효과적입니다. 신입사원들은 대면교육보다는 온라인 교육에 익숙해있기 때문에 자신들이 학습하던 환경과 비슷한 방식을 선호할 것이고, 회사입장에서도 표준화 및 비용절감의 효과를 기대할 수 있습니다. 또한, 다양한 ICT 도구와 플랫폼을 사용한다면 별도의 투자가 없더라도 효율적인 학습 시스템을 구축할 수 있습니다.

구글 슬라이드(프레젠테이션)

구글은 최근 기업사용자를 위한 Workspace를 개인 사용자에게도공개를 했습니다. 기존에구글 Apps나 G Suite로 불렀던 이름을 작년에 리브랜딩을 하면서 기업 도메인 사용자는 Workspace로 변경을 했고, 개인 사용자도 동일한 Workspace를 제공하기 시작했습니다. Workspace내에는 콘텐츠(문서)를 작성할 수 있는 도구가 여러가지 있는데 발표를 할 수 있는 프레젠테이션(슬라이드)를 포함하고 있습니다. MS의 파워포인트나 Apple의 키노트와 같은 서비스입니다. 많은 부분은 MS의 파워포인트와 기능이 유사하고 문서 변환도 지원하고 있습니다. 사용하는 PC에 MS 오피스가 없어도 크롬 브라우저에 오피스 기능을 애드온하면 조회 및 편집도 가능합니다. 하지만, 제작회사가 다르기 때문에 파워포인트 기능의 100%를 지원하지 않고 변환시 오류 및 차이가 발생합니다.

Google의 Workspace와 MS의 오피스는 출발도 다르고 목표도 다르기 때문에 단순 비교를 하는 것은 도움이 되지 않고 현재는 많은 기능이 유사하게 사용할 수 있습니다. 하지만 점점 다른 방향으로 업데이트가 되고 있고, 각각의 장단점이 명확하기 때문에 사용하는 환경이나취향, 목적에 따라서 선택해서 사용하는 것이 더 많은 도움이 될 거 같습니다.

구글문서의 가장 큰 특징은 브라우저에서 조회하기 좋다는 것입니다. 최근에는 대부분의 콘텐츠 소비가 스마트폰이나 패드이기 때문에 출력을 하지 않는다면 구글 슬라이드(https://presentation.google.com)가 더 효과적이고, 특히 동영상을 선호하는 세대나 사람들이라면 다양한 콘텐츠를 함께 제공할 수 있습니다. 문서의 내용을 담당자가 설명을 하면 더 빠르고 쉽게 내용을 이해할 수 있습니다.

콘텐츠 템플릿

이제는 콘텐츠를 작성하는 것이 아니고 채워넣는 형태로 변경이 되어야 합니다. 프로세스나 목차에 맞게 구성된 템플릿에 내가 하고 싶은 이야기를 정리해서 항목에 입력하는 것이 디지털 시대에 콘텐츠 제작방법입니다. 영화, 음악, 동영상제작, 포스터, 디자인, 문서 모두 해당이 됩니다. 사람이 새로운 개념을 만들고 새로운 프로세스를 만드는 것은 이미 과거 이야기입니다. 디지털 시대에서 중요한 것은 콘텐츠의 퀄러티도 중요하지만, 빠르고 신속하게 만드는 Agility 가 더 중요합니다.

구글 슬라이드의 템플릿을 만들어 배포하고 담당자는 자신이 원하는 슬라이드를 선택하고 해당 부분에 내용과 필요한 동영상을 협업하여 삽입하면 매뉴얼을 쉽게 만들 수 있습니다. 각각의 매뉴얼은 업무를 제일 잘 아는 담당자가 작성하고, 권한을 이용하여 필요한 사람에게만 공유하면 문서 유출 문제도 해결됩니다. 신입사원은 자신이 모르는 부분은 직접 만나서 물어보지 않고도 댓글(커멘트) 기능을 이용하면 문의하고 질문한 내용은 작성자의 이메일로 메시지가 전달되고, 스마트폰으로 바로 답변할 수 있습니다. 모르는 부분을 콕 찍어서 질문하고 답변하면 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있고, 업무가 간편해집니다.

클라우드 권한

구글 슬라이드가 저장되는 공간은 사용하는 PC가 아닌 클라우드라는 데이터 센터입니다. 전세계에 위치해 있고, 해저 광케이블로 모든 데이터 센터가 눈 깜짝할 사이에 데이터가 교환이 됩니다. 여러분이 저장한 자료는 여러개의 복사본으로 관리가 되기 때문에 안전하고 분실의 위험성도 낮습니다. 클라우드 사업이 벌써 15년 진행이 되고 있기 때문에  분실이나 해킹 등의 문제가 있었다면 아마 지금까지 사업을 하지 못했을 것이고, 그만큼 안전하고 편리하는 것을 의미합니다.

클라우드에 저장되는 콘텐츠는 몇가지 속성이 있습니다.

가장 중요한 것은 소유권과 공유자의 권한이 모두 클라우드 ID로 관리된다는 것입니다. 클라우드 ID는 여러분 모두 가지고 있는 id@gmail.com 이라고 생각을 하면 됩니다. 또한, 클라우드에 저장된 콘텐츠의 소유자는 1명이기 때문에 누가 문서를 소유하는 지가 중요합니다. 추천하는 방법은 도메인버전의 유료 구글 Workspace에 가입해서 매뉴얼을 관리하는 방법입니다. 그렇지 않고 개인 계정을 사용한다면, 퇴사, 부서 이동 등의 문제로 매뉴얼 관리가 어려울 수 있습니다.

사람별로 계정을 사용하는 대신에 업무 Role에 따라서 매뉴얼 관리하고 작성한다면 업무가 변경이 되더라도 체계적으로 작성 및 관리, 사용이 가능합니다. 예를 들어서 홍길동이 총무팀 OJT 매뉴얼을 만들고 관리하는 대신에 총무팀 매뉴얼 담당자라는 Role 계정을 만들고 그 계정으로 문서를 생성하고 작성한 이후에 다른 업무로 부서 이동시에는 해당 계정을 인수인계하면 연속성이 생기고, 매뉴얼 유출의 문제가 발생하지 않습니다. 개인계정을 사용하다가 담당자가 퇴사하면 그 콘텐츠를 가지고 나가는 것이기 때문에 연속성이 끊어집니다.

매뉴얼 배포와 동영상 플랫폼 이용

매뉴얼을 다 만든 후에는 하나하나 전달해도 좋고, 회사 인트라넷에 등록해도 좋습니다. 추천하는 방법은 구글 사이트 도구를 이용하여 홈페이지를 하나 만들고 작성한 매뉴얼을 등록해서 사용하는 것이 좋습니다.

구글 사이트 도구(https://sites.google.com)를 이용하여 홈페이지를 만들면 별도의 호스팅 서버가 필요없고, 무료이며, 구글 콘텐츠를 쉽게 추가할 수 있습니다.IT를 잘 모르는 사람도 별도의 지식없이 쉽게 만들고 관리할 수 있습니다.  반응형 웹을 지원하기 때문에 PC, 스마트폰에서도 별도의 전환없이 사용할 수 있습니다.

동영상은 구글 드라이브가 동영상 스트리밍을 지원하기 때문에 구글 드라이브에 업로드 후 사용해도 좋고, YouTube나 Vimeo와 같은 전용 동영상 스트리밍 서비스를 사용해도 좋습니다.

구글 슬라이드 OJT 매뉴얼 활용

1. 출퇴근시 학습

클라우드에서 이용할 수 있기 때문에 출퇴근시 스마트폰으로 쉽게 학습할 수 있습니다. 또한, 작업현장에서도 확인이 필요하면 사무실에 들어오지 않더라고 학습하고 이용할 수 있습니다.

2. 13페이지 링크

매뉴얼이 100페이지짜리이고 13페이지에 그 내용이 있다면 13페이지의 링크를 카톡으로 보내면 받는 사람은 바로 그 페이지가 열려서 학습할 수 있습니다.

3. 다양한 동영상

동영상이 점점 다양해지고 있습니다. AI가 사람처럼 설명할 수도 있고, 가상의 이미지나 화면, 영상을 제공할 수 있습니다. 이렇게 제작하는 비용도 저렴합니다.

4. 빠른 업데이트

종이로 만들고 오자나 틀린 부분이 있으면 수정하기 어렵지만, 구글 슬라이드는 담당자가 언제든지 수정할 수 있고, 변경된 내역도 조회할 수 있습니다.

5. 커뮤니케이션의 향상

예전에 나쁜 고참들은 신입 고생하라고 물어보면 책 던져주는 사람이 있었습니다. 그 책에 내용이 있어. 그 책을 언제 읽고 업무에 활용할 수 있겠습니까. 모르는 부분은 댓글(커멘트)로 물어보고 그 내용에 대해서 답변해주면 회사내 커뮤니케이션이 향상됩니다. 또한, 공지사항도 댓글로 작성해서 알려줄 수 있습니다.

6. 통합검색

문서가 많아지면 내가 찾고 싶은 내용을 찾는 것도 어렵습니다. 구글 드라이브 검색기능은 풀텍스트 검색으로 원하는 콘텐츠를 찾는데 도움이 됩니다.

7. 사용통계

어떤 매뉴얼을 많이 보는지 사용통계를 조사해서 필요한 콘텐츠를 추가로 작성할 수 있습니다. 데이터 기반의 의사결정이 가능합니다.

8. 다양한 이용

만든 콘텐츠는 OJT 교육이외에도 다양하게 이용할 수 있습니다. One Source, Multi Using이 가능하기 때문에 불필요한 작업을 줄일 수 있습니다.

9. 협업문화 조성

매뉴얼은 혼자서 만들 수 없습니다. 모두 함께 매뉴얼을 협업해서 만들어야 합니다. 협업을 통한 생산성 향상을 경험해보세요.

10. 안전한 사용환경

PC에 저장하는 것보다 클라우드에서 사용하는 것은 더 안전하고 편리합니다. 또한, 원본으로 관리하기 때문에 문서를 체계적으로 관리하고 조회할 수 있습니다. 열심히 읽었더니 옛날 버전이라고 하면 허탈합니다. 항상 최신버전과 이용할 수 있고, 업데이트가 잘 된다면 회사내애서 신뢰가 올라갑니다.

11. 디지털전환의 시작

디지털 트랜스포메이션을 계획하시나요? 먼저 디지털을 회사에서 많이 사용해야 합니다.