회사의 중요한 자산은 문서(콘텐츠)입니다. 그러기 때문에 이런 지식의 보고 문서를 어떻게 잘 관리할 수 있느냐가 회사의 성패를 결정했던 때가 있었습니다. 그러기에 많은 기업에서는 대규모 자료 문서를 효과적으로 관리하기 위해서 대규모 투자를 하여 ECM 을 구축하고 회사내 다양한 문서를 ECM에 저장하였습니다. 하지만, 현재 큰 비용을 지불하면서 사용하는 ECM 과연 효과가 있고 그만한 가치가 있을까요?
현재의 ECM은 다음과 같은 문제가 있습니다.
1. 많은 유지보수 비용 발생(라이선스+지속적인 업그레이드+스토리지+HW)
2. 디지털 트랜드 미충족(UI, 기능, 스마트폰 환경 미제공)
3. 현업 요구사항 반영을 위한 지속적인 투자 발생
4. 검색의 한계
5. AI 등 신기술 미반영
6. 밴더의 지속적인 업그레이드 미지원
7. 정형화된 기능
8. 전문가 그룹의 협소 및 지식수준 낮음
9. 무분별한 데이타 저장으로 인한 중요하지 않은 데이타 보관
10. 지나친 커스터마이징에 따른 업그레이드 제한
ECM이 지원해야 하는 항목은 다음과 같습니다.
[출처] CIGNEX Datamatics
ECM Open Source Alfresco에서 소개하는 ECM 기능은 다음과 같습니다. 출처 : https://argonet.co.kr
1. 콘텐츠 통합관리 기능
가. 문서저장 : 조직에서 생산된 문서를 HTTP, FTP, WebDAV, CIFS(네트워크 드라이브), E-Mail 의 프로토콜을 통해 저장할 수 있는 기능을 제공한다.
나. 버전관리 : 문서가 갱신되면 Major 버전 또는 Minor 버전으로 추가되어 관리되고, 버전이력 조회 및 이전 버전으로 되돌리기 기능을 제공한다.
다. 메타데이터 관리 : 콘텐츠 모델을 정의하여 문서유형별로 메타데이터를 달리 정의하여 관리할 수 있다.
라. Rule 관리 : 문서 유형이나 폴더에 따라 Rule 을 작성하여 특정한 Action이 동작될 수 있도록 하는 기능을 제공한다.
2. 뛰어난 협업기능
가. Dashboard : 협업을 위한 단위기능은 사이트이다. 사이트별로 구성원 조회, 콘텐츠 검색, 활동내역 등을 One-stop으로 조회할 수 있는 Site Dashboard가 제공되고, 개인별로는 여러 Site를 통합하여 정보를 제공하는 Personal Dashboard를 제공한다.
나. 체크인/체크아웃 : 하나의 문서를 여러 사람이 작업을 할 수 있도록 지원하는 체크인/체크아웃 기능을 제공한다.
다. 캘린더 : 사이트별로 일정을 공유할 수 있는 캘린더 기능을 제공한다.
라. 위키/블로그 : 사이트 내에서 지식을 공유할 수 있도록 위키와 블로그 기능을 제공한다.
3. 편리한 검색 기능
가. 키워드 검색 : Alfresco는 오픈소스 검색엔진인 Apache Solr를 통합하여 키워드 검색기능을 제공한다. 메타데이터를 기반으로 한 키워드 검색 뿐만아니라, PDF/MS-Office/HTML 문서 등에서 자동으로 색인어를 추출하여 검색을 할 수 있는 기능을 제공한다.
나. 브라우즈 검색 : 폴더별, 카테고리별 그리고 테그별로 콘텐츠를 브라우즈하여 검색할 수 있는 기능을 제공한다.
다. 다양한 문서편집 지원
라. 오프라인 편집 : 개인별 문서작성 환경에서 작성 또는 편집된 문서를 단일 또는 대량으로 업로드할 수 있는 기능을 제공한다.
마. 온라인 편집 : 네트워크 드라이브, Share Point Protocol 을 통해 MS-Office 문서를 온라인 편집할 수 있는 기능을 제공한다.
바. 웹 문서 편집 : Alfresco 자체적으로 제공하는 HTML 편집기를 활용한 문서 편집기능과 더불어, Google 드라이브의 편집기를 활욯한 문서편집 기능을 제공한다.
4. 워크플로우 관리 기능
가. Simple Workflow : 폴더별로 Action이 동작하도록 하는 워크플로우이다. 예를 들어 문서를 작성을 완료하면 “결재중” 폴더로 자동으로 이동하게 할 수 있다.
나. Advanced Workflow : 폴더와 무관하게 정의된 업무 프로세스에 따라 동작하도록 하는 워크플로우이다. 기업의 다양한 업무 프로세스를 Advanced Workflow 를 활용하여 지원할 수 있다.
다. Process Designer : 워크플로우를 WYSIWYG 환경에서 설계할 수 있도록 지원하는 툴이다. 업무 담당자가 개발자 담당자와 업무협의를 위해 아주 유용한 도구이다.
좀 오래된 자료이긴 하여도 현재의 기술수준에서 본다면 비싼 비용을 들여서 설치형 ECM을 사요애야 하나 의문이 들 정도입니다. 국내에서 사용하는 ECM은 대부분 이런 벤더의 레포지토리(Repository)에 웹베이스의 애플리케이션을 이용하여 사용하기 때문에 Native한 ECM 엔진을 사용하는 것이 아니고 커스터마이징 된 기능을 사용합니다. 비싼 엔진의 10% 기능도 사용하지 못하고 있습니다 대부분 저장 기능만 사용한다고 해도 과언이 아닙니다.
이제는 클라우드에서 제공되는 기능을 소개하도록 하겠습니다.
무제한 용량 제공, 분실위험 없는 클라우드 저장, 버전관리, 권한관리, 클라우드 환경 링크, 스마트폰/디바이스 이용, 다양한 API 제공, 기존 제품 마이그레이션, 3rd Party 툴 제공 등 이미 ECM의 기능을 충족하고 다음과 같은 추가기능을 제공합니다.
1. Vault eDiscovery & archiving
2. Data Loss Prevention (DLP)
3. Data Regions
4. AppBridge migration
5. Identity management
6. Security Center
7. Mobile device management
8. Team Drives & Drive File Stream
9. Advanced sharing controls
워크플로우 기능은 3rd Party 툴이나 사용 환경에 맞게 직접 개발할 수 있습니다.
보안이 완벽하지 않은 회사 로컬 스토리지에 중요한 파일을 저장하는 것이 안전할까요? 투명한 클라우드에 파일을 저장하고 활용을 잘 하는 것이 효율적일까요?
이미 대부분의 벤더에서는 설치형 제품보다는 클라우드 제품에 연구개발 및 투자를 진행하고 있습니다. 조만간 다양한 클라우드 제품이 등장할 것으로 생각이 됩니다.